Privacy

Similes vzw houdt zich in alle gevallen aan de regels van de GDPR (European Union General Data Protection Regulation) of AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Hieronder leest u hoe Similes vzw, met maatschappelijke zetel te Groeneweg 151 3001 Heverlee en ingeschreven in de KBO onder nummer BE 0413.066.283, uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat wij ons ertoe verbinden om:

• uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt (doelen en type persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring beschreven);
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• zo nodig uw uitdrukkelijke toestemming te vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen;
• geen persoonsgegevens door te geven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte te zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop te wijzen en deze rechten te respecteren.

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Similes Vlaanderen vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in meer algemene zin, vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Similes Vlaanderen vzw
Groeneweg 151, 3001 Heverlee

info@similes.be
Tel 016 244 201

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, donateurs (huidige, voormalige en toekomstige), vrijwilligers, deelnemers aan onze activiteiten, ontvangers van onze nieuwsbrief, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten en diensten.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Similes verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst);
• het bijhouden van lijsten van donateurs (gerechtvaardigd belang) en het afleveren van fiscale attesten (wettelijke verplichting);
• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Similes Vlaanderen vzw en/of haar regionale afdelingen (uitvoering overeenkomst);
• voor het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang);
• voor het verzenden van het Similesmagazine en lidkaart per mail (gerechtvaardigd belang);
• verzorgen van opleidingen (uitvoering overeenkomst);
• het nakomen van onze verplichtingen bij inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …) (wettelijke verplichting)
• het betalen van onkostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang)
• het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers (bij meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigde vrijwilligers) alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (verjaardag) (toestemming betrokkene)
• bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang)
• statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hiervoor worden de persoonsgegevens evenwel geanonimiseerd
• voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

Welke gegevens verwerken we?

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres (straat, nummer, postcode, gemeente en land);
• privé contactgegevens: telefoonnummer en e-mailadres;
• persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum;
• interesse in/betrokkenheid bij psychische kwetsbaarheid;
• financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen,...);
• rijksregisternummer (voor het verstrekken van fiscale attesten)
• aanwezigheid;
• beeldmateriaal (foto’s, video’s).

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/via e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties. Indien wij persoonsgegevens hebben ontvangen van derden, vragen wij steeds de bevestiging dat de organisatie de gegevens rechtmatig heeft verkregen, zij het recht hebben de gegevens te gebruiken en de toestemming van de betrokkene hebben ontvangen om de gegevens te gebruiken voor het gewenste doel.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Al dan niet verstrekken van gegevens door uzelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van:

• Beeldmateriaal (voor public relations)
• Contactgegevens (voor uitnodigingen)

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde mails.

Verstrekking aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij enkel aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (inschrijvingen en contactformulieren via onze website);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. online platform voor persoonlijke gegevensverwerking…);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen,
• het bezorgen van post;
• het drukken en uitreiken van fiscale attesten;
• het verzekeren van onze vrijwilligers;
• boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

• Verbonden organisaties (lokale groepen) die deel uitmaken van het ecosysteem van onze vereniging.
• Overheidsdiensten: subsidiërende overheden, fiscale administraties, …
• Wij maken uiteraard de nodige afspraken met deze partijen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en enkel worden gebruikt voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen dan opgesomd), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Giften

Wanneer wij een gift ontvangen van een persoon zonder lidmaatschap bij Similes, bewaren wij de persoonsgegevens die nodig zijn om een fiscaal attest op te stellen. Giften worden verwerkt in de boekhouding, waardoor we verplicht zijn deze persoonsgegevens 7 jaar te bewaren, de wettelijke bewaartermijn. Nadat deze 7 jaar verstreken zijn en geen nieuwe giften ontvangen zijn op dezelfde facturatiegegevens, worden de persoonsgegevens verwijderd.

Minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar). Men kan enkel lid worden van Similes wanneer men 18 jaar of ouder is.

Bewaartermijn

Similes bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Persoonsgegevens worden maximaal 2 jaar bijgehouden na de laatste betaling van het lidgeld. Wanneer wij gegevens bijhouden van personen die geen lidgeld betalen, worden de gegevens maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Voorbeelden van genomen maatregelen:

• Alle personen die namens Similes kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid binnen al onze systemen.
• We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

• U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
• U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
• U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
• Tevens kan u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uit-schrijfmogelijkheden in e-mails).
• Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be

Similes kan zijn privacy statement wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 18/07/2025.